Si eres emprendedor y vas a comenzar una actividad empresarial, puedes encontrarte con que existen distintos tipos de factura y que cada una de ellas debe usarse para un fin específico. Quizás tienes dudas o estás un poco liado, te ayudamos con ello.
Vamos a ver los distintos tipos de facturas que puedes utilizar:
La factura ordinaria
Es la que se usa más habitualmente. Justifica una transacción o actividad comercial de prestación de servicios o compraventa.
Incluye la fecha en que se ha generado o fecha de expedición, el número de la factura, la razón social o el nombre completo del autónomo, el NIF o CIF, el domicilio social, el concepto o breve descripción de la operación realizada, la fecha en la que se ha realizado, el IVA a aplicar y la retención de IRPF que corresponda y el desglose de las cantidades: importe neto, cuota tributaria y cantidad total a pagar.
A partir de este tipo de factura podemos elaborar otras dos, la rectificativa y la recapitulativa.
La factura rectificativa
Si una vez generada la factura ordinaria hemos cometido algún error, la hemos enviado a la persona equivocada, debemos incluir algún descuento producido tras la operación o se devuelven los productos… que afectan a la transacción en cuestión, haríamos una factura rectificativa.
También se puede generar una factura rectificativa por una sentencia firme que anule o modifique la actividad económica realizada y por declararse en concurso de acreedores el sujeto de la factura.
Puede hacerse siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de expedición de la factura que se va a corregir, en el momento en que se constaten las causas por las que se va a modificar.
Se pueden rectificar varias facturas al mismo tiempo, mediante una sola factura rectificativa, siempre que se identifiquen debidamente todas ellas.
A parte de todos elementos que contiene la factura ordinaria, debe incluir otros también:
- Que se identifique como Rectificativa.
- El/los motivos y cuantía de la rectificación que se realiza.
- El IVA que se aplica y la cuota repercutida.
- Hay que detallar el importe que se rectifica (negativo o positivo).
La factura recapitulativa
Incluye en una sola factura distintas transacciones u operaciones de un mismo sujeto o cliente realizadas en diferentes fechas, pero todas ellas dentro del mismo mes natural.
Si el cliente es autónomo o empresario en activo, la factura deberá generarse antes del día 16 del mes consecutivo a aquel en el que hayan tenido lugar dichas operaciones.
Variantes de estas facturas: Copia y duplicado de factura
La copia es igual al documento original y se distingue de ella porque se añade la palabra “COPIA”. Normalmente la original se manda al cliente y nosotros nos quedamos con la copia.
Se hacen duplicados de una factura en el caso de que se envíe a más de un destinatario o si se pierde la original. En este último caso hay que detallar que es un duplicado para que no hay lugar a confusión si finalmente apareciera.
La factura proforma
No posee validez contable ni puede usarse como justificante, por ello no debe tener numeración, ni sellarse o firmarse excepto si se pide de manera expresa.
Este tipo de factura documenta la operación comercial (productos o servicios y precios correspondientes) que se realizará en caso de que el destinatario la acepte y la fecha de validez máxima. Su finalidad es que el sujeto tenga la máxima cantidad de información posible y le sirva como presupuesto.
Tienes que añadir de manera explícita la palabra “PROFORMA”, para que no haya lugar a error y se confunda con una ordinaria.
La factura electrónica
Equivale a la factura en formato papel y se consideran de igual forma desde Enero de 2013. Sólo se diferencian en que la electrónica se envía por medios telemáticos o electrónicos.
Por supuesto, para que sea legal, debe contener la misma información y campos que una factura ordinaria y enviarse del emisor a destinatario, registrándose el consentimiento de ambos. También es necesario que valides estas facturas con una firma electrónica.
La factura simplificada
Se considera factura simplificada la que no incluye todos los datos requeridos por ley. Los tickets de compra son considerados facturas simplificadas. En ellos no aparecen los datos fiscales del destinatario.
Puede generarse cuando el total de la factura no supere los 3.000 euros, incluido el IVA.
Suelen utilizarse en el transporte de personas, el comercio minorista y el sector de la hostelería.
Esperamos haberte sido de ayuda y que hayas aclarado tus ideas. Si a pesar de todo tienes dudas, podemos ayudarte con la contabilidad y fiscalidad de tu empresa o actividad. En Global Gest nos gusta el trato personal y estaremos encantados de atenderte. Ven a vernos o llámanos, te esperamos.
