Si eres autónomo, las facturas tanto emitidas como recibidas suponen un soporte de tu actividad, y por tanto, un documento que debes tener perfectamente localizado siempre, tanto para su debida contabilización como para su presentación ante una inspección de Hacienda.
Al tratarse de un documento tan importante, es preciso conocer cuánto tiempo y bajo qué condiciones se deben conservar, y evitar así problemas innecesarios. Además, también es importante conocer el soporte en el que se deben guardar. Estos condicionantes van a depender del tipo de factura y de quien sea el destinatario de la misma.
La normativa establece que tanto las empresas como los trabajadores por cuenta propia, deben emitir facturas y otros documentos equivalentes que deben ser conservados por su implicación en sus respectivas obligaciones con la Hacienda Pública.
En cuanto a la Hacienda Pública, lo que dicta la norma es que se deben conservar hasta que prescriba el impuesto aplicado en el documento correspondiente. En este caso, podemos diferenciar entre documentos relacionados con el IVA (4 años) y documentos relacionados con el IRPF (5 años).
Como recomendación, desde el Código de Comercio se establece este tiempo de conservación de documentos susceptibles de ser exigidos por la Agencia Tributaria en 6 años.
Se dan casos en los que incluso se deben guardar albaranes a los que se haga mención expresa en una factura, si no se detallan todas las operaciones a las que se refiere la misma.
Adicionalmente, la Ley General Tributaria, establece que estas deben estar disponibles en el mismo formato en el que fueron emitidos, ya sea en formato digital o en formato de papel.
